|
Übersicht: Mensa-Verwaltung
Abrechnung und Verwaltung einer (Schul-) Mensa oder
Kantine
Beschreibung und wer benötigt diese Anwendung?
Mit dieser Software verwalten Sie alle Informationen zu
Teilnehmern einer (Schul-) Mensa und deren Bestellungen. Aber auch in
Kantinen anderer Bereiche kann dieses Abrechnungs-System verwendet
werden. Über die im
Produkt enthaltene, externe Stations-Software wird die Ausgabe von
vorbestellten Mahlzeiten automatisiert.
Vorweg gesagt, dieses System ist
keine Kassen-Lösung! Diese Anwendung soll einzelne Zahlungs-Vorgänge mit
Bargeld vermeiden und unterstützt somit keine angeschlossenen
Kassen-Schubladen, noch enthält die Software ein Modul zur Einbindung
optionaler, externer Kassen (zum Zeitpunkt der Erstellung dieses
Handbuches).
Diese Software ist für Bereiche gedacht, wo aus
finanziellen Gründen eigentlich keine Mensa betrieben werden kann. Durch
Abbuchungen sowohl auf Listen vor Ort, als auch später bei Lastschriften
muss keine Bargeld-Kasse geführt werden. Eine Abrechnung kann einmal pro
Zeitraum mit minimalen personellen Aufwand durchgeführt werden.
Die Aufgabe dieses Systems wird am besten so
beschrieben: Durch die bargeldlose und automatisierte Ausgabe von
vorbestellten Essen mit Hilfe von Medien mit internen Ident-Nummern
(Chipkarten, Transponder) kann in kürzester Zeit eine große Anzahl von
ca. drei Stamm-Essen ausgegeben werden. Die Essen werden vorbestellt und
die Beträge per Lastschrift eingezogen. Dieser Ablauf beschreibt sehr
gut die Anforderungen an eine Schulmensa. Ein fester Kreis von
Teilnehmern, vielleicht sogar zur Teilnahme am Essen verpflichtet, soll
möglichst schnell, ohne größeren Verwaltungs-Aufwand täglich ein Essen
erhalten. Durch die bargeldlose Abrechnung und die schnelle Ausgabe kann
eine solche Mensa auch ohne großen Personal-Aufwand betrieben werden.
Wie kann dieses Ziel erreicht werden? Zuerst darf kein
Wechsel von Bargeld an der Ausgabe das Ausgabe-Personal von der
eigentlichen Aufgabe abhalten, nämlich der Ausgabe von Essen. Weiterhin
muss im voraus feststehen, was ein Teilnehmer an einem bestimmten Tag
essen möchte. Dieses beeinflusst die Vorrats-Haltung des Lagers, die
Bestellungen und Preis-Verhandlungen im Einkauf werden vereinfacht. Auch
die Ausgabe wird beschleunigt, da ein Teilnehmer sich nicht mehr kurz
vor der Ausgabe für eine Mahlzeit entscheiden muss.
Durch die
Identifizierung eines Teilnehmers über Chipkarten oder Transponder
entfallen Verzögerungen bei der Essens-Ausgabe durch manuelle
Such-Vorgänge am PC. Das Personal muss nicht ständig zwischen „Tastatur
und Teller" wechseln. Durch die zusätzliche, optionale Sound-Ausgabe an
der Station muss das Personal noch nicht einmal ständig den
Ausgabe-Monitor im Auge behalten! Ein Kunde hält einen Transponder vor
das Lesegerät einer Station, das bestellte Essen wird angezeigt und
angesagt. Der Teilnehmer erhält sein Essen vom Ausgabe-Personal und der
gesamte Vorgang ist schon abgeschossen, in kürzester Zeit. Zusätzlich
können Nachschläge und Mehrfach-Bestellungen über die Stations-Software
abgebucht werden.
Auch wird die Verwaltung einer Mensa stark erleichtert,
da von der täglichen Abrechnung (Bargeld-Mensa) einfach auf die
einmalige Abrechnung pro Zeitraum umgestellt werden kann. Der einmalige
Rechnungs-Lauf pro Zeitraum ist in kürzester Zeit durchgeführt und
erfolgt mit geringen Aufwand bargeldlos durch Einzug von Lastschriften.
Das Zählen der Bestellungen und die Erstellung der Gutschriften erfolgt
voll automatisiert. Optional können aber auch Rechnungen ausgestellt
werden, diese erfordern aber höheren Aufwand bei der Kontrolle eines
Zeitraumes. Ein Zeitraum kann variabel und beliebig angepasst werden, so
wie es Ferienzeiten und Feiertage vorgeben.
Wie stellt sich der Ablauf dar?
Nach der Festlegung des Zeitraumes (ideal ca. 20 Tage)
wird ein Speiseplan erstellt für diese Tage. Diese Anwendung ist
optimiert auf drei Arten von Essen, z.B. Stamm-Essen, Vegetarisch und
Salat. Dieser Speise-Plan wird in der Mittel bis zum Ende des vorherigen
Zeitraumes an die Teilnehmer verteilt (z.B. bei der Abholung der Essen).
Die Menüs oder die Zutaten müssen also zumindest einige Tage vor der
Ausgabe bestellt werden. Der Speise-Plan kann ein selbst erstelltes
MS-Word- oder MS-Excel-Formular mit Ihren Menüs sein oder der
Speise-Plan Ihres Menü-Lieferanten.
Durch eine spezielle Eingabe-Maske (nur für Eingaben
über die Maus) wird die Übertragung der Bestell-Information vom
Bestellzettel in die Verwaltungs-Software durchgeführt. Bei
verpflichteten oder regelmäßig teilnehmenden Personen wird bei
Erstellung eines neuen Zeitraumes automatisch eine Bestellung mit
Stamm-Essen 1 an jedem Tag angelegt. Über die Eingabe-Maske übertragen
Sie dann nur noch die Abweichungen vom Stamm-Essen oder Absagen.
Für die Teilnehmer ohne gesetzte Marke - Regelmäßig -
wird erst eine Bestellung bei Abgabe/Eingabe des Bestellzettels
angelegt. Für regelmäßige Teilnehmer werden also immer Essen
bereitgestellt, egal ob diese eine Bestellung abgegeben haben oder
nicht. Durch regelmäßige Teilnehmer entsteht auch ein geringerer
Arbeitsaufwand. Betreiben Sie eine Schulmensa, dann versuchen Sie mit
dem Leiter der Schule eine allgemein gültige Regelung auszuhandeln, um
so eine verpflichtende Teilnahme von Schülern (zumindest einiger
Jahrgänge) am Mittags-Tisch zu erreichen. Bei allen anderen Teilnehmern
könnten Sie vielleicht eine Lösung direkt mit dem Teilnehmer absprechen.
Das Ziel sollte sein, die Mensa mit einem großen Anteil von regelmäßig
teilnehmenden Personen zu betreiben. Optionale Abmeldungen oder
Teil-Bestellungen am Anfang eines Zeitraumes verursachen weniger
Zeitaufwand bei der Verwaltung als kurzfristige Bestellungen und
Absagen.
Durch Verzögerungen beim Eingang von Bestellungen sollte
ein Rechnungslauf auch erst in der Mitte eines Zeitraumes oder nach ein
paar Ausgabe-Tagen nach Start des Zeitraumes erfolgen. Nach einigen
Tagen oder in der Mitte des Zeitraumes wird ein erster Rechnungs-Lauf
gestartet, dabei werden die Essen gezählt, die Essen mit Absagen
gelöscht und die Beträge ermittelt. Diese Beträge werden mit der
Kunden-Nr. als Lastschrift in eine DTAUS-Datei (optional Diskette)
gespeichert, bei der Haus-Bank abgegeben oder Online übermittelt und
gebucht. Am Ende eines Zeitraumes wird noch einmal gezählt, hierbei
werden nun die Absagen nach dem Rechnungslauf gesammelt und als
Gutschrift für den nächsten Zeitraum festgehalten. Erst nach Abschluss
des vorherigen Zeitraumes kann ein Rechnungslauf des folgenden
Zeitraumes gestartet werden.
Durch diesen Ablauf wird also die Lagerhaltung
vereinfacht und vermindert, die Zahl nicht abgenommener Essen optimiert
und die Verwaltung durch die Reduzierung auf einen Rechnungs-Lauf pro
Zeitraum stark erleichtert. Durch den bargeldlosen Zahlungsverkehr kann
auch der zusätzliche Aufwand des täglichen Kassierens und Abrechnens
vermieden werden. Durch den Einsatz eines Ident-Systems kann auch eine
hohe Zahl von Essens-Ausgaben im Stoß-Betrieb realisiert werden.
Abmeldungen, bei denen ein Essen storniert werden kann
(wegen Krankheit usw.), sollten nur bis zu einem frühen Zeitpunkt
möglich sein. Denkbar bis 9 oder 10 Uhr des gleichen Tages. Abgemeldete
Essen werden durch eine Gutschrift im folgenden Zeitraum erstattet, alle
anderen nicht geholten Essen verfallen und werden trotzdem abgerechnet.
Die Transponder und Chipkarten werden nur zur Identifizierung von
Teilnehmern benötigt und enthalten keine Abrechnungs- und Bestell-Daten.
Da die Essen am gleichen Tag bereit gehalten werden, müssen auch
vorbestellte, aber nicht abgeholte Essen abgerechnet werden. Nur bei
einer rechtzeitigen Abmeldung können daher Gutschriften erfolgen.
Was wird benötigt?
In der Minimal-Konfiguration benötigen Sie einen PC mit
Monitor, Maus, Tastatur und optional Lautsprecher. Weiterhin wird die
Verwaltungs-Software zur Eingabe der Bestellungen und Abwicklung der
Abrechnungen benötigt. Die Stations-Software wird auf einem PC an der
Ausgabe mit einem Eingabe-Gerät benötigt. Mit dem Eingabe-Gerät, ein
Chipkarten-Leser oder Transponder-Empfänger, wird die Identität des
Teilnehmers feststellt. Es wird sofort das bestellte Menü angezeigt und
eine langwierige Suche nach den Teilnehmer-Daten kann entfallen. Über
die Tastatur der Station können Essen über den Namen des Teilnehmers
gesucht werden, wenn diese Ihren Chip einmal vergessen haben.
Bei einer Neuinstallation dieser Lösung sollten Sie
unbedingt die wartungsfreie, berührungslose Transponder-Technik zur
Ident-Feststellung des Teilnehmers einsetzen. Besonders in Schul-Mensen
werden die Chipkarten und die zugehörigen Lesegeräte verschmutzt, die
Kontakte korrodieren und nutzen ab. Auch werden häufig Chipkarten
zerbrochen, geknickt ... Die Transponder-Empfänger können auch hinter
Glasscheiben angebracht werden und so sind auch diese vor Zerstörung und
Abnutzung geschützt.
Verzichten Sie nicht auf die schnelle Ident-Feststellung
über Chips, eine Essens-Ausgabe über die PC-Tastatur dauert zu lange und
hält das Ausgabe-Personal von der Arbeit ab. An mindestens einer Station
sollte aber eine Tastatur bereitgehalten werden, es soll doch Teilnehmer
geben die manchmal ihre Chipkarten oder Transponder vergessen
(ca.10..20%). Die zusätzlichen Kosten für die Medien werden durch ein
Pfand durch die Teilnehmer abgefangen. Teilnehmer ohne Medien zur Ident
und Bestell-Erfassung sollten nicht zugelassen werden, da diese den
Ablauf der Ausgabe stark behindern und den Haupt-Vorteil dieser Lösung
aufheben.
Direkt an der Ausgabe wird ein Monitor, ein
Chipkarten-Leser und/oder ein Transponder-Empfänger und eine
Eingabe-Tastatur mit Maus benötigt. In einem Netzwerk mit mehreren
Stationen muss Tastatur und Maus aber nur an einer Station vorhanden
sein (der Ausgabe für Vergessliche). Liegen der Verwaltungs-Raum und die
Ausgabe dicht neben einander, dann könnten ein PC mit Umschalter und
Leitungs-Verstärker je nach Anforderung als Verwaltungs- oder
Ausgabe-Station dienen. Ohne großen Aufwand kann auch ein
Dual-Monitor-Betrieb eingesetzt werden, an einen PC können zwei
Ausgabe-Stationen angeschlossen werden. Heutige Grafik-Karten enthalten
meistens zwei Ausgänge. Über einen Umschalter können auch noch weitere
Monitore angeschlossen werden.
D ie Chipkarten-Leser arbeiten nur bis zu 5m
Entfernung (serielle Schnittstelle und USB), die Transponder-Empfänger
erlauben eine maximale Kabellänge von 15m (Serielle Schnittstelle).
Durch das einfachere Protokoll, die geringe Datenmenge arbeiten die
Transponder-Empfänger zuverlässiger im Einzel-Betrieb und auch zu
mehreren an einem PC.
Wichtige Tipps
Sorgen Sie möglichst für eine gleichmäßige Auslastung
der Mensa. In einer Mensa einer Gesamtschule sollten z.B. die vierten
und fünften Klassen zur Teilnahme am Mittagessen verpflichtet werden,
sprechen Sie mit den Verantwortlichen und dem Rektor der Schule. Nur bei
möglichst vielen regelmäßigen erscheinenden Teilnehmern erleichtert der vereinfachte
Bestell-Vorgang die Arbeit und sichert die Auslastung der Küche.
Wichtigste Highlights:
- Berührungslose Transponder-Technik
- Optionale Chipkarten-Abbuchung
- Neu: Pfand-Verwaltung der Chips
- Trennung in Verwaltungs- und Stations-Software
- Übersichtliche Software an Ausgabestationen
- Bargeldloser Ablauf durch Gut- und Lastschriften
- Vollautomatische Erstellung von Abrechnungen
- Abbuchung über Lastschriftverfahren (DTAUS)
- Variable Zeiträume und Bestell-Tage
- Tageslisten erleichtern die Planung
- Zahlreiche Listen erhalten den Überblick
- Neu: Rechnungsdruck im PDF-Format
- Neu: Karteireiter mit Forderungen
- Neu: Karteireiter mit Einträgen der DTAUS-Datei
- Umfangreiche Wartungs- und Sicherungs-Optionen
- Netzwerkfähige MS-Access 2000 Datenbank
- Importfunktion aus anderen Datenbanken
Preise auf Anfrage
|
