Dipl.-Ing. Wolfgang Schwerin

 Elektronische Systeme

 EDV-Beratung

     

  Schwerin-EDV Software

Erstellung von Branchen- und Individual-Software unter .NET, MS-ACCESS und VBA

Marketing

Übersicht: Marketing-Software

Wichtigste Highlights                                    

Zielgruppe, wer benötigt Marketing: Alle, die mit persönlichen und Unternehmens-Daten arbeiten müssen und diese auch einfach auswerten möchten. Ein Kontakt wird durch Kategorie, Herkunft, Anfrage-Grund und frei definierbaren Eigenschaften beschrieben. Durch Ereignisse, Memos und Aufgaben ergibt sich eine lückenlose Kontakt-Historie. Umfangreiche Wiedervorlagen erleichtern die Arbeit auch bei längerfristigen Aufgaben. Durch einen einfach gestalteten Auswahl-Vorgang können schnell Ziel-Gruppen über die oben genannten Kategorien und Eigenschaften gebildet werden. Über Schnellauswahl-Fenster mit einer einfach bedienbaren, mehrstufigen Auswahl können Sie auch kompliziert strukturierte Zielgruppen über Eigenschaften, alle Statusfelder und Datums-Felder, PLZ usw. auswählen. So können Sie, auch ohne eine Datenbank-Abfrage-Sprache lernen zu müssen, alle Kunden selektieren, die einen bestimmten Haustyp, im gewünschten Bezirk, mit einer bestimmten Heizung aus einem  vorgegebenen Baujahr besitzen. Aber nicht nur für die Baubranche ist diese Anwendung bestens geeignet.

Wenig tippen: Grundlegendes Ziel bei der Entwicklung war, mit möglichst wenigen Maus-Klicks und Eingaben über die Tastatur auszukommen. Eingaben sind durch frei definierbare Vorschlagslisten schnell durchgeführt. So sind auch umfangreiche Historien von Kunden schnell aktualisiert. Durch Kombo-Listen mit Autoergänzung erreichen Sie in kürzester Zeit den gewünschten Eintrag. In einer aufgeklappten Liste erscheint schon ein Eintrag nach wenigen Buchstaben. Kontakte können über die Kürzel, den Namen oder die Firmierung direkt geladen werden. Diese Vorschlags-Listen erleichtern Ihnen gleichzeitig auch die zuverlässige Selektion von Zielgruppen, da nun auch einheitliche Begriffe vorgegeben sind.

Effizienter Einsatz, Konfiguration: Für einen effizienten Einsatz einer Anwendung muss auch die Konfiguration der Vorschlagslisten entsprechend einfach sein. Durch einen Doppelklick auf das gewünschte Feld wird sofort in einem Popup-Fenster die zugehörige Vorschlags-Liste zur Bearbeitung angezeigt. Durch frei zu vergebende Nummern wird die Sortierung einer Liste festgelegt. Durch einen Klick auf die  Markierung eines Datensatzes wird der zugehörige Kontakt oder es werden andere zugehörige Daten angezeigt. Bei einem Datums-Feld wird bei einem Klick ein Kalender oder ein Zeitraum-Formular angezeigt. Auch bei Uhrzeiten werden Voreinstellungen im gewählten Zeitraster gezeigt. So kommt man im alltäglichen Einsatz dem Ziel sehr nahe, möglichst wenige Tastatur-Eingaben machen zu müssen.

Flexible Anwendung: Durch die frei definierbaren Vorschlagslisten ist die Anwendung  für viele Branchen optimal einsetzbar und einfach anzupassen. Zielgruppe dieser Anwendung sind kleinere Büros und Firmen, die mit wenig Aufwand Ihre Zentrale und alle Kontakt-Daten im Griff haben müssen. Im Mittelpunkt dieser Anwendung stehen die Eigenschaften und die Ereignisse der Kontakt-Historie. Auch für Stunden-Listen und -Abrechnungen kann die Ereignis-Liste verwendet werden. Durch Selektion und Charakterisierung von Kunden über Eigenschaften und die Ereignis-Historie können Zielgruppen aller Branchen selektiert werden.

Übersicht behalten: Mit dieser Anwendung ist Ihr Büro immer auf dem aktuellen Stand, auch wenn ein aushelfender Kollege Auskünfte erteilen muss. Die Hauptseite der Anwendung stellt Ihre persönliche Informations-Zentrale eines Kontaktes, eines Kunden dar. Zusätzlich zu den Kategorien, der Adresse und ist eine Verbindungsliste mit beliebig vielen Einträgen angeordnet. Als Verbindungen können Telefon, Fax, Internet- und Email-Einträge verwendet werden.  Im unteren Bereich wird ergänzend jeweils ein Fenster mit Eigenschaften, Ereignissen und Aufgaben eingeblendet. Durch Anklicken eines Eintrages springen Sie direkt zur zugehörigen Liste.  Mit Ausdruck des Kunden-Stammblattes erhalten Sie alle Einträge zum Kontakt mit Historie auf wenigen Seiten zusammengefasst.

Kundenbindung: Zusätzlich zur Auswahl-Liste können noch Telefon-, Geburtstagslisten und Altersstatistiken und Auswertungen nach Altersgruppen einer Auswahl durchgeführt werden. Alle Objekte und Einträge - Eigenschaften, Ereignisse, Aufgaben, Memos, Briefe, Dokument-Verweise, Projekte - können Kunden und Projekt bezogen zugewiesen und gefiltert werden. Aufgaben mit zusätzlicher Zeitangabe werden hier als Termin angesehen. Über die zahlreichen Wiedervorlagen (nach Datum, Kategorie, Kürzel, Name, Firmierung, KdNr) und die Termine verpassen Sie keine wichtigen Ereignisse und Besprechungen mehr.

Projektverwaltung, Kundenmanagement (CRM): Durch die Gesamtheit aller vorhandenen Daten, Historien, Eigenschaften, Listen und den Möglichkeiten zur einfachen Selektion, Auswertung und Filterung ergibt sich je nach Anforderung eine einfache Projekt-, eine Stunden-Listen- und Kundenmanagement-Lösung. Zusammen mit der Faktura Branchen-Anwendung kann nun der Briefverkehr, die Angebots- und Rechnungs-Schreibung Ihre Abläufe optimieren.

Auswertung, Nachkalkulation: Auf fast jeder Seite sind zahlreiche Filter und Sortierungen angeordnet. Durch die zusätzliche Umschaltung der Ansicht von Kontakt auf alle Einträge und zurück, erhalten Sie umfassende Übersichten nach Projekt, Ereignis-Typ, Kunde, Mitarbeiter. Durch die gleichzeitige Filterung der Gesamt-Übersicht ergeben sich unzählige Möglichkeiten zur Auswertung. In der Ergebnis-Zeile wird immer der Aufwand nach Zeit und Betrag sofort aufsummiert und angezeigt. Jedem Ereignis-Typ kann ein Stundensatz oder Pauschal-Betrag zugeordnet werden. So wird auch ein Aufwand sofort finanziell erfassbar. Sie haben die volle Kontrolle über den Aufwand (Kosten pauschal/Zeit) von Projekten, Ereignis-Typen, Kunden-Betreuung, Mitarbeitern, Zeiträumen, ..

Briefschreibung: Kurz gesagt, der Formular-Generator dieser Anwendung ist MS-Word. In dieser Anwendung werden Briefe durch Datenübergabe an Formulare unter MS-Word erzeugt (Dokumentvorlagen .Dot). Intern ist nur ein Kurzbrief-Formular vorhanden mit vorgegebener Formatierung. Die Erzeugung von flexiblen Briefen erfolgt mit einem vorinstallierten MS-Word/MS-Office. Die Daten-Übergabe kann je nach Einsatzart und Zweck über Textmarken oder Serienbrief-Felder erfolgen. Durch Umschaltung der Daten-Quelle können auch "Einzel-Serienbriefe" erstellt werden (z.B. für Nachzügler oder bei Benutzung einheitlicher Formulare für alle Zwecke). Auch können Kurzbriefe, Einzelbriefe mit Check-Marken, durch Datenübergabe einfach und automatisiert erzeugt werden. Bei Einzelbriefen können beliebige Eigenschaften zusätzlich als individuelle Textmarken dienen.

Selektion, Auswahl: Bevor Sie Serien-Aktionen einer Zielgruppe erstellen möchten, müssen Sie zunächst die gewünschte Zielgruppe aus allen Kontakten filtern. Zunächst sind alle Kontakte grob in zwei Gruppen unterteilt: Aktive und nicht aktive Kontakte (d.h. Kartei-Leichen). Eine Selektion erfolgt nur mit den aktiven Kontakten. In den Schnell-Auswahl-Fenstern können Sie nur mehrstufig nach Eigenschaften selektieren, im Auswahl-Fenster stehen (fast) alle Status-, Datums- und Eingabe-Felder zur Selektion zur Verfügung. Eine Selektion nach einer Eigenschaft (vorhanden oder nicht) wird zusätzlich durch ein Inhalts-, ein Werte- und ein Datums-Feld unterstützt. Auch diese Felder können bei einer Selektion mit berücksichtigt werden. Einbeziehen und Ausschließen von Kontakten wird bei jedem Durchlauf durch Setzen oder Rücksetzen von Marken realisiert. Durch Beibehalten oder Einschränken der Ansicht auf Kontakte nur mit Marken können auch mehrstufige UND/ODER Verknüpfungen einfach und ohne großen Aufwand durchgeführt werden.

Serien-Aktionen: Zu den Serien-Aktionen gehört natürlich die Erstellung von  Serien-Briefen an vorselektierte Zielgruppen der Auswahl. Alle selektierten Kontakte des Auswahl-Fensters erhalten eine Markierung. Dieser Auswahl kann ein Serienbrief zugewiesen werden. Aber auch Ereignisse und Aufgaben können einer Auswahl, also einer gesamten Zielgruppe zugewiesen werden. Dabei wird für jedes Mitglied der Auswahl eine Kopie der Aufgabe, des Ereignisses erzeugt. Bei Nachbereitungen einer Serien-Aktion können im Team Kontakte bearbeitet werden. Zu Beginn werden allen Kontakten Check-Marken zugeordnet, bei jeweils abgeschlossenen Aktionen wird die zugehörige Marke zurückgesetzt.

Datenaustausch: Ein Import / Export von Daten externer, fremder Anwendungen ist frei konfigurierbar auf Feld-/Spalten-Ebene und kann mit externen Datenbank-Tabellen, MS-Excel-Tabellen, SQL-Servern (ODBC), DBF-Datenbanken oder CSV-Textdateien erfolgen. Ein Import von Datenbanken gleicher Stuktur anderer Arbeitsplätze (also dieser Anwendung) kann komplett bei Neuinstallationen oder auch nur in Teilen durchgeführt werden. Beim Import aus externen Stationen können auch nur "fehlende" Daten eingelesen werden, z.B. neue, zusätzliche Einträge von Aussendienstlern. Nur geänderte Daten werden hierbei aber nicht berücksichtigt. Ein ausgefeilter Austausch von geänderten Daten ist über die optionale Datenbank-Replikation möglich. Dort werden nur die Änderungen in beiden Richtungen bis auf Spalten-/Feld-Ebene ausgetauscht. Als Nachteil der Replikation sei hier die kompliziertere Installation und Wartung erwähnt. In den meisten Fenstern kann zusätzlich über einen Button die gezeigte Tabelle in eine MS-Excel-Tabelle exportiert werden.

Datenbanken, Netzwerk: Die Anwendung, auch eine MS-Access Datei, enthält nur den Programm-Code und wird Frontend genannt. Die Version des Frontend sollte zur evt. vorinstallierten Version von MS-Access oder MS-Office passen. Die Anwendung kann auf verschiedene Datenbank-Typen zugreifen. Für die Datei basierte MS-Access Datenbank, dem Backend, wird in der Regel eine MS-Access 2000 Datenbank verwendet. Nur diese Version wird hier auch für die optionale Datenbank-Replikation eingesetzt. Über ODBC-Treiber kann auch ein MS-SQL-Server als Datenbank verwendet werden. Grundsätzlich sind sämtliche hier aufgeführte Kombinationen zum gemeinsamen Einsatz und Zugriff im Netzwerk fähig und somit auch in Arbeitsgruppen einsetzbar. Leistungsfähige Mehrbenutzer-Umgebungen werden nur durch den MS-SQL-Server ermöglicht oder durch die Datenbank-Replikation. Bei der Replikation arbeitet jede Station, jeder Anwender mit einer eigenen Datenbank und erreicht somit optimale Zugriffs-Zeiten. Bei gemeinsam genutzten, Datei basierten Datenbanken sollten dagegen nur wenige Stationen auf eine Datenbank, einen gemeinsamen Datenbestand zugreifen. Diese Einschränkung gilt aus Gründen der Stabilität und der Datensicherheit (z.B. defekte Datenbanken) und der Zugriffs-Geschwindigkeit (je mehr gleichzeitige Zugriffe, um so langsamer)  (Replikation und SQL-Server Zugriff ist nur in der Standard Edition verfügbar).

Replikation: Über die Datenbank-Replikation können auch Mitarbeiter im Außendienst mit eingebunden werden und deren Datenbanken auf dem aktuellen Stand gehalten werden (Bidirektionaler Datenaustausch). Diese Option ist aber nur für erfahrene Anwender zu empfehlen oder es sollte ein erfahrener Anwender, Administrator verfügbar sein, der die komplizierte Installation und Wartung übernimmt. Die optionale Replikation ist nicht im Lieferumfang der Demo-Version, bzw. der Personal Edition enthalten. Lesen Sie bei Interesse zu diesem Thema die entsprechenden Kaptitel im Handbuch oder der Online-Hilfe und die weiter führenden Informationen hier auf meiner Homepage. 

Aktualisierung: Eine Aktualisierung der Anwendung ist über das Internet oder über eine Update-CD möglich. Jedes Update hat die Struktur der benötigten Datenbank gespeichert und kann die vorhandenen Datenbanken auf Unterschiede prüfen. Je nach Art der Unterschiede kann auch ein Update einer Datei basierten Datenbank einfach durchgeführt werden. Ein Hinzufügen von fehlenden Feldern ist ohne Probleme möglich. Die eingebaute Option zur Sicherung von Datenbanken sollten Sie aber in jedem Fall vorher einsetzen. Andere Änderungen sollten nur nach Rücksprache durchgeführt werden.

Bürozentrale, zentrale Anwendung: Diese Anwendung Marketing kann einzeln verwendet werden und dient aber auch als Adress-Datenbank für einige meiner Branchen-Anwendungen: Büroorganisation, Grundstücksverwaltung, Vertragsverwaltung und die Vereins-Verwaltung. Diese Anwendungen greifen direkt auf die Datenbank von Marketing zu. Mit der Waren-Wirtschaft, Faktura werden die Daten ausgetauscht. Ein Interessent ist ja noch kein Kunde und muss noch nicht in der Kunden-Datenbank aufgeführt sein. 

Weitere Optionen im Überblick: Adress-Austausch mit MS-Outlook (nicht Express-Version), Einlesen von Outlook-Emails als Ereignis oder Memo (nur aus Posteingang des persönlichen Ordners), Zuordnung von Kontakten zu jeweils einem Unternehmen / einer Organisationen, Wahlhilfe über TAPI Telefonintegration (Autoanwahl), Updates können einfach über das Internet bezogen werden (Nur für lizenzierte Anwender). Eine einfache Dokument-Verwaltung ist über eine Link-Liste kundenbezogener Dokumente realisiert. Eine Selektion der Link-Liste ist über folgende, angebundene Eigenschaften möglich: Dokument-Kategorie, Kontakt, Mitarbeiter, Projekt, Ereignis. Lokal können noch Alters-Statistiken erstellt und gedruckt werden. Diverse Drucklisten sind verfügbar wie Stammblätter, Auswahl-Listen, Telefon-Listen, Altersstatistik .. Telefonlisten und Telefonbücher können für eine Auswahl im Text-Format und im Format für Elmeg TK-Anlagen erstellt werden. Für die Standard Edition kann optional ein ISDN-Monitor mitgeliefert werden. Ausgewählte Aufgaben, Termine können in eine spezielle Text-Datei exportiert werden. Der optionale Memo-Bildschirm-Schoner zeigt diese Datei zeilenweise im langsamen Durchlauf an. In Arbeitsgruppen- Dateien werden Benutzer und Passwörter verwaltet. Nur berechtigten Benutzer werden Zugriffe gewährt. Je nach zugewiesener Benutzer-Gruppe besteht ein Zugriffsschutz auf Daten und Optionen. Ein optimaler Zugriffsschutz besteht aber nur in SQL-Server Umgebungen.

Projekt-Status: Die Anwendung selbst ist als fertig gestellt anzusehen, wenn diese mit Datei basierten Datenbanken verbunden ist. Der Ablauf und die Arbeit mit der Datenbank-Replikation ist fertig gestellt. Einige wünschenswerte Wartungs-Optionen, Buttons, die die Wartung einer Replikations-Umgebung erleichtern, sind noch nicht verfügbar bzw. belegt. Diese Optionen können aber auch über den mitgelieferten Synchronizer durchgeführt werden. Der Zugriff, die Verbindung mit SQL-Servern über ODBC ist fertig gestellt und im Test. Teile des Handbuches, der Online-Hilfe sind noch zu erstellen, zu überarbeiten.

Verfügbare Demoversionen der Anwendung Marketing

Übersicht nach Kartei-Reitern und einige Screen-Shots